Apostille

Vorbeglaubigungen von Urkunden und Bescheinigungen der Universität zu Köln, die zur Vorlage bei ausländischen Stellen benötigt werden.

Inland:

An der Universität zu Köln werden keine Beglaubigungen von Urkunden vorgenommen (z.B. von Studienabschlüssen für Bewerbungen). Beglaubigungen von Urkunden führt die Stadtverwaltung Ihres Wohnortes durch.

Ausland:

Beglaubigungen von Universitätsabschlüssen für den Einsatz im Ausland erfolgen durch die Bezirksregierung Köln (Dezernat 21). Zuvor muss die Universität zu Köln die Echtheit der Unterschrift(en) bestätigen. Nähere Angaben zur Vorbeglaubigung finden Sie weiter unten.

Vorbeglaubigung durch die Uni:

Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, werden durch die Bezirksregierung Köln beglaubigt (siehe auch weiterführender Link zum Dezernat 21 der Bezirksregierung Köln auf dieser Seite).

Vor der Beglaubigung durch die Bezirksregierung muss Ihre Urkunde zunächst durch die Universität zu Köln vorbeglaubigt werden. Die Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln beinhaltet die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft (in welcher der/die Unterzeichner/in gehandelt hat) und ggf. des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist. Es werden nur Universitätsabschlüsse der Universiät zu Köln vorbeglaubigt.

Arten der Vorbeglaubigung (Originalurkunde oder Kopie):

Es gibt Staaten, die eine Beglaubigung der Originalurkunde fordern, und es gibt Staaten die nur eine beglaubigte Kopie anerkennen. Welche Art der Beglaubigung erforderlich ist, müssen Sie vorher bei der zuständigen Botschaft in Erfahrung bringen. Eine Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln kann nur erfolgen, wenn Sie wissen, ob das Original oder die Kopie beglaubigt werden muß.

Für bestimmte Länder erfolgt die Endbeglaubigung durch eine entsprechende Bundesbehörde. Auf der Internetseite der Bezirksregierung Köln finden Sie eine Auflistung der entsprechenden Länder. In diesen Fällen benötigen Sie zunächst eine Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln und anschließend durch die Bezirksregierung in Köln (in dieser Reihenfolge). Danach erfolgt die Erteilung der Apostille bzw. Endbeglaubigng durch die Bundesbehörde.

Ab 1. Januar 2023 ergibt sich in Deutschland für die bisher vom Bundesverwaltungsamt in Köln (BVA) durchgeführte Aufgabe der Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden und Endbeglaubigungen zum Zwecke der Legalisation bei ausländischen Vertretungen folgende neue Zuständigkeit:
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA)
Referat Apostillen und Forderungsmanagement
Kirchhofstraße 1 – 2
14776 Brandenburg an der Havel
Deutschland
E-Mail: fp-apostillen_endbeglaubigungen@zentrale.auswaertiges-amt.de
Hotline: +49 (0) 30 184730 16500
(nur Dienstag und Donnerstag 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr)
Internet: https://bfaa.diplo.de/bfaa-de/service/ApostillenundBeglaubigungen

Antragsverfahren an der Universität zu Köln

Es werden nur Urkunden vorbeglaubigt, die an der Universität zu Köln ausgestellt wurden.

Sie können die Vorbeglaubigung

• persönlich,
• postalisch
• oder durch eine Vertretung

durchführen (lassen).

Vorabprüfung:

Damit die Vorbeglaubigung durchgeführt werden kann, muss die Fakultät, die die Urkunde ursprünglich ausgestellt hat, uns die Ausstellung der Urkunde bestätigen. Darum kümmern wir uns für Sie. Aber wir benötigen hierzu einen Scan oder ein Foto Ihrer Urkunde, das wir an die Fakultät weiterleiten können. Bitte senden Sie uns einen entsprechenden Scan/Foto erst nach vorheriger Absprache per Mail zu.

Vorbeglaubigung:

Für die Vorbeglaubigung einer Kopie bringen Sie bitte das Originaldokument und die Fotokopie mit.

Sie können auch eine Vertretung mit der Vorbeglaubigung beauftragen. Bitte denken Sie daran, Ihrer Vertetung eine Vollmacht zu erteilen.

Sofern Sie oder eine Vertretung persönlich erscheinen möchten, vereinbaren Sie bitte vorher einen Termin, um sicherzustellen, dass die Vorbeglaubigung an dem gewünschten Termin erfolgen kann.

Die Vorbeglaubigung setzt voraus, dass die Fakultät, die die Urkunde ursprünglich ausgestellt hat, die Ausgabe der Urkunde gegenüber der Person bestätigt, die die Vorbeglaubigung durchführt. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte bedenken Sie dies bei Ihrer Zeitplanung.

Kosten:

Die Vorbeglaubigung an der Universität zu Köln ist kostenlos. Die Ausstellung der Apostille (Beglaubigung) durch die Bezirksregierung bzw. das Bundesverwaltungsamt ist kostenpflichtig.