Mobile Arbeit können alle Beschäftigten der Universität zu Köln beantragen, die in den Geltungsbereich der Dienstvereinbarung fallen (§ 1 der DV), unabhängig davon, ob sie in Vollzeit oder Teilzeit tätig sind. Die Teilnahme am mobilen Arbeiten ist für die Beschäftigten freiwillig. Ein Rechtsanspruch auf mobile Arbeit wird durch diese DV nicht begründet, auch nicht auf einen bestimmten Umfang. Mobile Arbeit muss mit den dienstlichen Interessen vereinbar sein. Der Dienstbetrieb der Organisationseinheit muss gewährleistet sein. Das bedeutet, dass etwa die notwendigen Organisationsabläufe, zwingend erforderliche Präsenzzeiten an der Arbeits-/Dienststelle und/oder die Erreichbarkeit während der vereinbarten Arbeits-/Dienstzeiten sichergestellt sein müssen. Zudem müssen die Arbeits-, Gesundheits-, Datenschutz- sowie IT-Sicherheitsvorgaben (§§ 10, 11 der DV) eingehalten werden können.
Mobile Arbeit setzt zudem voraus, dass (a) die Tätigkeit für mobile Arbeit geeignet ist, (b) die Regelungen dieser DV grundsätzlich eingehalten werden können, (c) die*der Beschäftigte die Eignung für ein mobiles Arbeiten mitbringt.

Es wird zwischen alternierender und situativer mobiler Arbeit unterschieden, wobei die alternierende mobile Arbeit regelmäßig und auf Dauer angelegt ist und die situative mobile Arbeit kurzfristig anlassbezogen zwischen Führungskraft und Beschäftigter*m vereinbart werden kann (z.B. aufgrund eines kurzfristigen/plötzlich eintretenden Pflegebedarfs, Zugausfall oder für bestimmte Projekte) . Beide Formen der mobilen Arbeit schließen einander nicht aus und können in Abstimmung und mit Zustimmung mit der Führungskraft auch ergänzend genutzt werden. 

Für die alternierende mobile Arbeit ist ein formelles Antragsverfahren einzuhalten. Für die situative mobile Arbeit genügt eine informelle Absprache zwischen Beschäftigter*m und Führungskraft. Die Führungskraft muss jedoch ausdrücklich zustimmen – die eigenmächtige Aufnahme situativer mobiler Arbeit ist nicht gestattet.

Für die alternierende mobile Arbeit ist ein formelles Antragsverfahren einzuhalten:

1. Persönlicher Austausch/Vereinbarungsgespräch zwischen Beschäftigter*n und Führungskraft und Einreichung des Antragsformulars bei der Führungskraft;

2. Führungskraft leitet den ausgefüllten und (digital) unterzeichneten Antrag inklusive Entscheidung und Anlagen per E-Mail an das Personalmanagement weiter (bei Ablehnung mit entsprechender Begründung);

3. Abschluss des Verfahrens ggf. durch Unterzeichnung der Vereinbarung, wenn keine entgegenstehenden Gründe ersichtlich sind.

Im Falle von Unstimmigkeiten oder einer Ablehnung besteht die Möglichkeit eines weiteren Austausches, zu dem ein*e Vertreter*in des Personalmanagements und die jeweiligen Interessenvertretungen hinzugezogen werden können, sowie die Einberufung der Schiedsstelle mobile Arbeit.

Die alternierende mobile Arbeit kann unbefristet vereinbart werden. Vorgesehen ist in der Regel eine Erprobungsphase von 6 Monaten.

Für die situative mobile Arbeit genügt eine informelle Absprache zwischen Beschäftigter*m und Führungskraft. Die Führungskraft muss jedoch ausdrücklich zustimmen – die eigenmächtige Aufnahme situativer mobiler Arbeit ist nicht gestattet.

Aufgaben der Schiedsstelle

Die Schiedsstelle Mobile Arbeit kann von Mitarbeiter*innen und Führungskräften hinzugezogen/kontaktiert werden bei Problemen im Rahmen der Umsetzung der Dienstvereinbarung Mobile Arbeit der Universität zu Köln. Sie hat zum Ziel, Konflikte zu schlichten und gemeinsam eine einvernehmliche Lösung zu finden. Eine Kontaktaufnahme mit der Schiedsstelle ist auch möglich, wenn (noch) kein Antrag auf mobile Arbeit gestellt wurde. 

Zusammensetzung der Schiedsstellen

Die  jeweilige Schiedsstelle setzt sich zusammen aus Vertreter*innen der Personalräte, der Schwerbehindertenvertretung und des Personalmanagements. 
Es gibt eine Schiedsstelle für das Personal in Technik und Verwaltung und eine Schiedsstelle für das wissenschaftliche und künstlerische Personal. 

Kontaktdaten der Schiedsstellen

Sie erreichen die Schiedsstellen über die jeweiligen Emailverteiler:

Schiedsstelle für das Personal in Technik und Verwaltung: schiedsstelle-mobilearbeit-tuv@verw.uni-koeln.de. Bitte beachten Sie, dass Ihre Anfrage  über diesen Emailverteiler alle Mitglieder erreicht, sowohl die Vertreter*innen des Personalrates für das Personal in Technik und Verwaltung also auch der Schwerbehindertenvertretung sowie die Vertreter*innen des Personalmanagements.

Schiedsstelle für das wissenschaftliche und künstlerische Personal: schiedsstelle-mobile-arbeit-wiss@uni-koeln.de. Bitte beachten Sie, dass Ihre Anfrage über diesen Emailverteiler alle Mitglieder erreicht, sowohl die Vertreter*innen des Personalrates für das  wissenschaftliche und künstlerische Personal (Frau Dr. Kisters-Woike, Frau Dr. Maier, Herr Dr. Neudörfl) also auch der Schwerbehindertenvertretung (Frau Ernst, Frau Kleikamp) sowie die Vertreter*innen des Personalmanagements (Frau Pohl, Frau Schorn und Frau Wesseling).

1. Studentische Hilfskräfte (SHK) können mit Zustimmung ihrer Führungskraft am mobilen Arbeiten (situativ und alternierend) teilnehmen.
2. Die Verantwortlichkeit für die Beschaffung und Finanzierung einer ggf. notwendigen technischen Ausstattung obliegt den Vorgesetzen bzw. den jeweiligen Bereichen, in denen die SHK tätig ist.
3. Mobiles Arbeiten aus dem Ausland (z.B. während eines Auslandssemesters) ist grundsätzlich nicht gestattet.
4. Im Übrigen gelten die Regelungen der Dienstvereinbarung der Universität zu Köln zum mobilen Arbeiten für das wissenschaftliche und künstlerische Personal mit Ausnahme des § 3 Abs. 3, § 5 Abs. 1 Buchstabe d) und e), § 5 Abs. 2 Buchstabe b), § 6 Abs. 2, § 7 Abs. 1 Satz 1 und § 12

Hinweise für ein gelungenes Miteinander im Rahmen einer hybriden und digitalen Zusammenarbeit finden Sie hier.

Home Office im Ausland

Aufgrund der zunehmenden Nutzung mobiler Arbeit und Homeofficemöglichkeiten haben Beschäftigte und Führungskräfte Informationsbedarfe zu den Möglichkeiten einer Homeoffice-Tätigkeit im Ausland.

Für die Beurteilung, ob auf das Beschäftigungsverhältnis deutsches oder ausländisches Arbeits- bzw. Sozialversicherungsrecht Anwendung findet, ist i. d. R. der Ort maßgeblich, an dem die Tätigkeit tatsächlich erbracht wird. Verlegen Beschäftigte den Ort der Tätigkeit im Rahmen von mobiler Arbeit vorübergehend oder auf Dauer, ganz oder teilweise ins Ausland, ist die Frage zu klären, inwieweit in Bezug auf das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht weiterhin die deutschen Regelungen Anwendung finden. Gleiches gilt bei Neueinstellung von Beschäftigten, die ihren Wohnsitz oder Lebensmittelpunkt nicht in Deutschland haben.

Über arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen hinaus, können auch Fragen des Arbeitsschutzrechtes, des Steuerrechts und des Arbeitszeitrechts (und ggf. weiterer Rechtsgebiete) eine Rolle spielen. Unterschiede in der rechtlichen Bewertung können sich aus dem Land des Aufenthalts, der Dauer bzw. des Umfangs des Aufenthalts, der Nationalität der/des Beschäftigten, des Versicherungsstatus und der Art der Beschäftigung sowie ggf. weiterer Aspekte ergeben. Eine Beurteilung kann daher in jedem Einzelfall nur individuell erfolgen.

Aufgrund der erheblichen rechtlichen Komplexität ist in der Regel für die Beurteilung eines Individualfalls auf externe Expertise zurückzugreifen. Die Dauer eines solchen Verfahrens sowie die Übernahme der hierdurch entstehenden Kosten sind ebenfalls individuell zu klären.

Vor dem Hintergrund der rechtlichen Komplexität kann derzeit eine pauschale Zusage zur Ermöglichung von Homeoffice im Ausland nicht erfolgen.