Der Urlaubsanspruch von BeamtInnen sowie wissenschaftlichenTarifbeschäftigte und Tarifbeschäftigte in Technik und Verwaltung beträgt 30 Arbeitstage. Die Wartezeit von regelmäßig 6 Monaten ist zu berücksichtigen.

Teilurlaub bei Beschäftigungsbeginn/-ende innerhalb eines Kalenderjahres
(Tarifbeschäftigte)

Beginnt das Arbeitsverhältnis im Laufe des Urlaubsjahres, so besteht ein Urlaubsanspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat der Dienstzugehörigkeit. Ergibt sich der Bruchteil eines Arbeitstages, so ist - bei mehreren Bruchteilen nach der Zusammenrechnung - aufzurunden.

Der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin hat nur einen Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubes pro Monat in dem das Beschäftigungsverhältnis besteht,

• wenn das Beschäftigungsverhältnis unter sechs Monaten bestand.
• wenn das Beschäftigungsverhältnis zwar sechs Monate oder länger bestand, der/die Arbeitnehmer/in jedoch in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet
• wenn bei Ausscheiden in der zweiten Kalenderjahreshälfte die Zwölftel Regelung den Mitarbeiter besserstellt, als die Abgeltung durch den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch.

Beispiel 1: MA beginnt am 01.06. und scheidet mit Ablauf des 30.09. aus. Der Austritt ist zwar in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres, das Beschäftigungsverhältnis bestand jedoch unter 6 Monaten. Es greift die Zwölftel-Regelung, es besteht ein Urlaubsanspruch von (30:12x4=) 10 Tagen.

Beispiel 2: MA ist seit Beginn des Kalenderjahres in einem Beschäftigungsverhältnis und scheidet mit Ablauf des 31.07. (in der zweiten Kalenderjahreshälfte) aus. Der tarifliche Urlaubsanspruch unter Anwendung der Zwölftel-Regelung beträgt (30:12x7=) 17,5, also 18 Tage. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch beträgt jedoch 20 Tage und stellt den/die MA besser, es besteht also ein Anspruch von 20 Tagen.

Beispiel:

Der/die MitarbeiterIn arbeitet von Montag bis Mittwoch = 3-Tage-Woche.

Der Erholungsurlaub ist wie folgt zu berechnen:

Grundurlaub (in der 5-Tage-Woche) 30 Arbeitstage.

30 : 5 x 3 = Gesamtanspruch 18 Arbeitstage

Im vorstehenden Beispiel beträgt der Urlaubsanspruch 18 Arbeitstage.

Beispiel 1:

Der/die MitarbeiterIn arbeitet zu Beginn des Kalenderjahres in der 5-Tage-Woche mit einem Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen.

Als mit Wirkung vom 01.09. desselben Urlaubsjahres die Umstellung auf eine 4-Tage-Woche erfolgte, waren ihr bereits 20 Urlaubstage gewährt worden.

Der Erholungsurlaub ist wie folgt zu berechnen:

Der Urlaubsanspruch in der 5-Tage-Woche vermindert sich bei einer 4-Tage-Woche (auf das gesamte Urlaubsjahr bezogen) auf (30 : 5 x 4 =) 24 Arbeitstage.

Davon sind die bereits gewährten Urlaubstage abzuziehen, allerdings nur in dem Umfang, wie sie bei einer 4-Tage-Woche zugestanden hätten, demnach (20 : 5 x 4 =) 16 Arbeitstage.

Im vorstehenden Beispiel stehen der/m MitarbeiterIn am 01.09. daher noch 8 Urlaubstage zu.

Beispiel 2:

Der/die MitarbeiterIn arbeitet zu Beginn des Kalenderjahres in der 4-Tage-Woche mit einem Urlaubsanspruch von (30 : 5 x 4 =) 24 Arbeitstagen. Als mit Wirkung vom 01.09. desselben Urlaubsjahres die Umstellung auf eine 5-Tage-Woche erfolgte, waren ihr bereits 16 Urlaubstage gewährt worden.

Der Erholungsurlaub ist wie folgt zu berechnen:

Der Urlaubsanspruch in der 5-Tage-Woche erhöht sich (auf das gesamte Urlaubsjahr bezogen) auf 30 Arbeitstage. Davon sind die bereits gewährten Urlaubstage abzuziehen, allerdings in dem Umfang, wie sie bei einer 5-Tage-Woche zugestanden hätten, demnach (16 : 4 x 5 =) 20 Arbeitstage. Im vorstehenden Beispiel stehen der/m MitarbeiterIn am 01.09. daher noch 10 Urlaubstage zu.

Ausnahme:

Die vorbeschriebene Umrechnung/Minderung des Urlaubsanspruches unterbleibt, sofern zum Zeitpunkt der Änderung der Anzahl der Wochenarbeitstage tatsächlich keine Möglichkeit bestand, die Resturlaubsansprüche zu realisieren (z.B. wegen Dienstunfähigkeit oder mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote während der Schwangerschaft).

Urlaubsantrag für Verwaltungsbeschäftigte über "Allgemeiner Zeitnachweis / Korrekturbeleg Zeiterfassung" bzw. über den Webservice Atoss.

Urlaubsantrag für die Wissenschaft über "Urlaubsantrag für Institute (ohne Gleitzeit)".

Bei "dringenden dienstlichen Belangen" darf die Führungskraft kürzeren Urlaub anordnen, Urlaub verweigern oder sogar einen genehmigten Urlaub streichen.

Wichtig: Wird der Urlaub abgelehnt, muss dies der zuständigen Personalsachbearbeitung mitgeteilt werden. Diese involviert dann den Personalrat.

Allgemeine Informationen zum Berechnung

Der Urlaubsanspruch von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften (SHK, WHB und WHK) richtet sich nach den Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes und ergibt sich aus der jeweilig vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit und der Vertragslaufzeit. Der maximale Urlaubsanspruch beträgt 20 Tage und somit 4 Wochen im Kalenderjahr. Da viele Hilfskräfte keine festen Arbeitszeiten haben, steht zur vereinfachten Berechnung des jeweiligen Urlaubsanspruchs eine Tabelle im Bereich Download zur Verfügung anhand derer Urlaub nach Stunden und Minuten berechnet werden kann.

Voller Urlaubsanspruch

Die Hilfskraft erwirbt nach einer Beschäftigung von 6 Monaten innerhalb eines Kalenderjahres den vollen Urlaubsanspruch von 4 Wochen.

Teilurlaub bei Beschäftigungsbeginn/-ende innerhalb eines Kalenderjahres

Die Hilfskraft hat einen Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubes pro Monat in dem das Beschäftigungsverhältnis besteht,

• wenn das Beschäftigungsverhältnis unter sechs Monaten bestand.
• wenn das Beschäftigungsverhältnis zwar sechs Monate oder länger bestand, der/die Arbeitnehmer/in jedoch in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet

Berechnungsbeispiele:

Beispiel 1 a und 1b (Hilfskraft mit festen Arbeitszeiten und Beschäftigungsdauer >6 Monate):

1a) Eine Hilfskraft hat im Kalenderjahr 2018 einen Vertrag über 8 Monate (z.B. vom 01.02.2018-30.09.2018) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden. Dementsprechend besteht ein voller Urlaubanspruch von 40 Stunden. Sollte eine Hilfskraft ihre Arbeitszeit zu je 2,5 Stunden auf vier Tage in der Woche fest verteilt haben, so kann die Hilfskraft an 16 Tagen Urlaub einreichen.

1b) Eine Hilfskraft hat einen Vertrag über 8 Monate, der in zwei Kalenderjahre fällt (z.B. vom 01.10.2018-30.06.2019) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden. Der Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr 2018 beträgt 10,00 Stunden und für das Kalenderjahr 2019 insgesamt 20,00 Stunden. Sofern die Hilfskraft ihre Arbeitszeit zu je 2,5 Stunden auf vier Tage in der Woche fest verteilt haben, so kann sie in 2018 für 4 Tage  und für 2019 für 8 Tage Urlaub einreichen.

Beispiel 2 (Hilfskraft mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Beschäftigungsdauer < 6 Monate):

Eine Hilfskraft hat einen Vertrag über 3 Monate mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 7 Stunden. Dementsprechend besteht ein Urlaubsanspruch von 7 Stunden. Sollte die Hilfskraft ihre wöchentliche Arbeitszeit immer an unterschiedlichen Arbeitstagen erbringen, so stimmt die Hilfskraft die geplanten Urlaubsstunden beim Einreichen ihres Urlaubsantrags mit ihrer jeweiligen Einrichtung ab.

Beispiel 3 (Hilfskraft mit wechselnden wöchentlichen Arbeitszeiten während des Kalenderjahres < 6 Monate)

Jeder Beschäftigungszeitraum mit unterschiedlicher Arbeitszeit muss separat betrachtet und anteilig berechnet werden.

• 01.01. bis 31.03.: wöchentl. Arbeitszeit 11 Stunden, 3 Monate, Urlaubsanspruch 11 Stunden
• 01.04. bis 30.04.: wöchentl. Arbeitszeit 19 Stunden, 1 Monat,  Urlaubsanspruch 6 Stunden und 20 Minuten
• 01.05. bis 31.05.: wöchentl. Arbeitszeit 11 Stunden, 1 Monat, Urlaubsanspruch 3 Stunden und 40 Minuten

        Urlaubsanspruch Gesamt: 21 Stunden

Beispiel 4 (Hilfskraft mit wechselnden wöchentlichen Arbeitszeiten während des Kalenderjahres > 6 Monate)

Jeder Beschäftigungszeitraum mit unterschiedlicher Arbeitszeit muss separat betrachtet und anteilig berechnet werden.

• 01.01. bis 31.03:, wöchentl. Arbeitszeit 11 Stunden, 3 Monate, Urlaubsanspruch 11 Stunden
• 01.04. bis 30.04.: wöchentl. Arbeitszeit 19 Stunden, 1 Monat, Urlaubsanspruch 6 Stunden und 20 Minuten
• 01.05. bis 31.08.: wöchentl. Arbeitszeit 11 Stunden, 8 Monate* , Urlaubsanspruch  29 Stunden und 20 Minuten

(*Hinweis es werden 8 Monate bei der Berechnung berücksichtigt, da die Beschäftigungsdauer  im laufenden Kalenderjahr mehr als 6 Monate beträgt)

       Urlaubsanspruch Gesamt: 46 Std und 40 Minuten

Urlaubsübertrag bzw. Verfall des Erholungsurlaubs

Der Urlaub muss im lfd. Jahr genommen werden. Wenn dienstliche oder private Gründe es rechtfertigen, kann der Urlaub mit Einverständnis der/des Vorgesetzten bis zum 31.03. des Folgejahres übertragen werden. Danach verfällt der Urlaub.

Informationen zur geänderten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hinsichtlich des Urlaubsverfalls verschiedener Beschäftigtengruppen, sowie die dahingehend notwendige, geänderte Vorgehensweise der Führungskräfte nebst Musterschreiben Urlaubsverfall (PDF, 59KB) finden Sie im Rundschreiben Nr. 30/2019.

Grundsätzlich ist der Erholungsurlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen.

Dennoch übertragen Beschäftigte Urlaubstage in das Folgejahr, was in gewissem Umfang auch zulässig ist. Die Regelungen weichen allerdings voneinander ab, was häufig zu Verwirrungen führt.

Urlaubsansprüche verfallen wie folgt:

• BeamtInnen: Der Urlaub verfällt grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also zum 31.03. des übernächsten Jahres.
• Tarifbeschäftigte: Der Urlaub verfällt zwölf Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also zum 31.12. des Folgejahres.
• Beschäftigte mit gesetzlichem Urlaubsanspruch (insbes. studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte): Urlaub, der nicht bis Jahresende in Anspruch genommen wird, verfällt.
• Bestehen Urlaubsansprüche bei Beginn von Mutterschutz und Elternzeit, so werden sie (bei Elternzeit gekürzt) bis zur Beschäftigungswiederaufnahme übertragen und unterliegen dann den regelmäßigen Verfallfristen.
• Krankheit: die obigen Grundsätze gelten auch, wenn der Urlaub wegen einer Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden konnte, es sei denn, zu diesem Zeitpunkt besteht (weiterhin) eine Arbeitsunfähigkeit. In diesem Fall wenden Sie sich bitte zur Bemessung der Verfallfrist an die Personalsachbearbeitung.
• Für Beschäftigungsverhältnisse, die in absehbarer Zeit beendet werden (Befristung, Renteneintritt, Auflösung) gilt, dass der Urlaub bis zum Ende der Beschäftigung genommen sein muss.

Zur Vermeidung des Urlaubsverfalls reicht es nicht aus, wenn Sie den Urlaub bloß antreten, er muss vielmehr vollständig vor Ablauf der Verfallfrist genommen sein.

Eine finanzielle Abgeltung für nicht genommenen Urlaub ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Über Ihre (Rest-)urlaubstage bzw. die Ihrer Beschäftigten können Sie sich jederzeit informieren, soweit Sie die Arbeitszeit unter Atoss elektronisch verwalten. Einmal jährlich wird die Abteilung Personalmanagement zukünftig – mit Beginn im Januar 2020 – die Teilnehmenden der Zentralverwaltung auch elektronisch erinnern.

Für den Großteil der Beschäftigten wird der Urlaub aber dezentral in den jeweiligen Einrichtungen verwaltet. Hier steht es in der Verantwortung der Führungskräfte und der Beschäftigten, auf die rechtzeitige Inanspruchnahme des Urlaubs zu achten.