Gelungene Zusammenarbeit im digitalen und hybriden Raum
Viele unserer Universitätsbeschäftigten machen Gebrauch von der Möglichkeit der mobilen Arbeit. Dadurch haben sich automatisch auch unsere Zusammenarbeit und Besprechungskultur verändert: Teammitglieder arbeiten alternierend und sehen sich mitunter selten persönlich, Meetings finden digital oder hybrid statt, es kommen neue Anwendungen und Methoden zum Einsatz.
Für ein gelungenes Miteinander geben wir Ihnen die nachfolgende Netiquette mit Tipps und Hinweisen für Mitarbeitende und Führungskräfte an die Hand.
Technische Arbeitsorganisation
Entwickeln und bearbeiten Sie im Homeoffice gemeinsame Projekte und Arbeitspakete innerhalb des Teams mit sogenannten Kollaborationstools. Die Möglichkeiten sind sehr vielfältig: Videokonferenzen, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Chatkanäle und vieles mehr. Das Rechenzentrum der UzK stellt Ihnen eine Übersicht mit den verschiedenen Möglichkeiten und Services zur Verfügung.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Tools, dass die technischen Voraussetzungen der Arbeitsgeräte erfüllt sein müssen und stellen Sie diese bei Bedarf zur Verfügung (z. B. Endgerät mit Kamera für Videokonferenzen) oder weichen Sie auf Tools aus, die von allen Mitarbeitenden genutzt werden können. Gewährleisten Sie, dass Mitarbeitende bei der Installierung oder ersten Anwendung der Tools bei Bedarf technische Unterstützung (z. B. durch ihre DV Koordination) erhalten.
virtuelle Meetings und Veranstaltungen
Orientieren Sie sich im virtuellen Raum an den sozialen Regeln, die auch in einem Treffen in Präsenz gelten würden und benachrichtigen Sie ggf. die anderen Teilnehmenden über den Chat, wenn Sie ein Meeting für einen Moment verlassen müssen. Wir empfehlen Ihnen darüber hinaus:
- Stellen Sie sicher, dass die eigene Technik funktionsfähig ist und Sie sich mit dem Kommunikationstool vorab vertraut gemacht haben.
- Melden Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen an. So ermöglichen Sie unbekannten Teilnehmenden eine zutreffende Ansprachemöglichkeit.
- Schalten Sie Ihre Kamera möglichst immer ein, um einerseits auch mithilfe Ihrer Körpersprache zu kommunizieren und andererseits den übrigen Teilnehmenden trotz Distanz auch den visuellen Kontakt zu Ihnen zu ermöglichen.
- Seien Sie pünktlich. Auch wirkt ein kurzer Smalltalk als Eisbrecher wahre Wunder. Da für virtuell zugeschaltete Personen Wege entfallen, liegt die Versuchung nahe, Termine direkt aufeinanderfolgend zu planen. Das Wechseln von einem Meeting in das nächste kann jedoch auch ohne Wegzeiten anstrengen. Und in hybriden Meetings sind einige Teilnehmende evtl. doch mit einen Ortswechsel konfrontiert. Versuchen Sie daher bei der Terminplanung Pausen zu berücksichtigen, indem Sie z.B. nicht zur vollen Stunde beginnen oder enden, auf übliche Mittagspausenzeiten Rücksicht nehmen und bei längeren Meetings Pausen einplanen. Planen Sie soweit möglich zeitlich großzügig, um Teilnehmenden ggf. eine kurze Pause vor dem Übergang in einen nächsten Termin zu ermöglichen und um zu verhindern, dass Teilnehmende das Meeting vorzeitig verlassen müssen. Es kann auch sinnvoll sein, gerade bei Abstimmungen unter zwei Personen den telefonischen Weg zu wählen, um die Augen vorübergehend nicht auf den Bildschirm zu richten.
- Schalten Sie sich stumm, wenn andere Teilnehmende sprechen. Somit kann ein Gespräch ohne Hintergrund- und Störgeräusche ermöglicht werden. Stellen Sie, sofern möglich, auch mobile Endgeräte und Desktop-Anwendungen für den Zeitraum des Meetings lautlos. Melden Sie Wortbeiträge am besten über die digitale Handmeldung an. So kann Ihr Aufzeigen per se und die Reihenfolge der Beiträge von der Moderation wahrgenommen werden.
- Drücken Sie sich besonders verständlich und eindeutig aus. Geben Sie z.B. Hinweise, über welche Dokumente gesprochen wird oder welche Person Sie gerade ansprechen. Lassen Sie andere Personen ausreden, da es zu technischen Verzögerungen in der Sprachübermittlung kommen kann.
- Vermeiden Sie Ablenkung. Sehen Sie davon ab, während des Meetings parallel anderen Tätigkeiten nachzugehen. Das zeigt Wertschätzung und Respekt für die übrigen Teilnehmenden.
Zusätzliche Tipps für Moderator:innen/Hosts virtueller Meetings
- Versenden Sie die Einladung und Informationen zum Einloggen rechtzeitig an die Teilnehmenden.
- Bereiten Sie sich auf das Meeting vor und erstellen Sie eine Agenda mit einer entsprechenden Zeitplanung.
- Achten Sie darauf, ob die Personen untereinander bekannt sind und planen Sie ggf. eine kurze Vorstellungsrunde ein. Das stärkt die Arbeitsbeziehung und erleichtert die Interaktion der Teilnehmenden.
- Öffnen Sie relevante Dokumente für eine mögliche Bildschirmteilung bereits im Hintergrund, um im Meeting selbst nicht unnötig Zeit zu verlieren und vermeiden Sie, am geteilten Bildschirm auf die Reise durch Ihr Dokumentenablagesystem zu gehen.
- Vermeiden Sie „digitales Wegdriften“. Es bietet sich z. B. an, regelmäßige Feedback- oder Fragerunden einzubauen, in denen alle Teilnehmenden aktiviert werden.
Kommunikation
Wer mobil arbeitet, büßt die informelle und auch nonverbale Kommunikation im Team ein – den Blick über den Schreibtisch, die Begegnung in der Kaffeeküche, das motivierende Schwätzchen auf dem Flur. Sorgen Sie daher für eine regelmäßige und direkte Kommunikation, indem Sie neben E-Mailverkehr auch auf Chatfunktionen, Video- und Telefonkonferenzen sowie Kollaborationstools setzen (siehe Technische Arbeitsorganisation). So beugen Sie Missverständnissen vor (z. B. bei der Aufgabenübertragung), binden die Mitarbeitenden/Kolleg:innen aktiv ein und vereinfachen notwendige Absprachen.
Erkundigen Sie sich aktiv und nach Möglichkeit auch mündlich statt ausschließlich schriftlich sowohl nach dem Arbeitsstand von Aufgaben als auch dem persönlichen Befinden und informieren Sie andere transparent sowohl über Ihre Arbeitspakete als auch über evtl. persönliche Herausforderungen.
Räumen Sie zugleich Zeit ein und gestehen Sie diese zu für informelle Meetings wie bspw. eine digitale Kaffeepause, um den Kontakt zwischen Teamkolleg:innen, die sich durch alternierende Präsenzzeiten nicht mehr sehen, aufrecht erhalten zu können.
Teamarbeit
Auch wenn Homeoffice oft mit erhöhter Flexibilität der Rahmenbedingungen einhergeht: Achten Sie auf transparente, einheitliche Regelungen und treffen Sie verbindliche Aussagen, z. B. in Bezug auf (gemeinsame) Arbeitszeiten, Erreichbarkeit (zeitlich und technisch), wiederkehrende Gesprächstermine, - sofern notwendig - Einverständnis zur Nutzung privater E-Mailadressen und Telefonnummern. Halten Sie Ihre Regelungen schriftlich und für alle Mitarbeitenden einsehbar fest; erinnern Sie ggf. freundlich an die Einhaltung. Strukturieren Sie virtuelle Meetings bspw. durch eine Agenda, die Einhaltung vorgegebener Zeitfenster sowie eine Moderation/Redefolge.
Reflektieren Sie Regelungen, die wiederholt Schwierigkeiten hervorrufen, und suchen Sie gemeinsam nach teamfähigen Lösungen.
Vorbildfunktion
Für Mitarbeitende wie Führungskräfte ist es wichtig, sich auch im heimischen Büro im Sinne der vereinbarten Regeln der Zusammenarbeit zu verhalten. Insbesondere als Führungskräfte sind Sie gefordert, mit gutem Beispiel voranzugehen und z. B. proaktiv und transparent zu kommunizieren, Pausen- und Erreichbarkeitszeiten einzuhalten, neue Lösungsansätze und -wege wertzuschätzen und die im Team vereinbarten Kommunikationstools zu nutzen.
Vertrauen
Alternierende mobile Arbeitszeiten verringern die gemeinsame Arbeitszeit in Präsenz und fordern verstärkte Selbstmanagementfähigkeiten aller Beschäftigten. Dazu gehört auch, sich gegenseitig nötige Freiräume zur Erledigung der Arbeitsaufgaben zu gewähren und sich gegenseitig zu vertrauen. Das betrifft sowohl den Zeitpunkt als auch die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden – selbstverständlich unter Beachtung der jeweils vereinbarten Ziele und Rahmenbedingungen.
Als Führungskraft sind Sie damit in erster Linie als beobachtende:r Coach:in, Mentor:in, Ratgeber:in und Inspirator:in gefragt, die von den Mitarbeitenden bei Bedarf in Arbeitsprozesse eingebunden wird.
Mitarbeitende sind indes verantwortlich, ihren Führungskräften aktiv mitzuteilen, wenn sie Unterstützung zur Erledigung ihrer Aufgaben oder der Selbstorganisation allgemein benötigen.
Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Führungskräfte ermöglichen Vereinbarkeit – Bedenken Sie, dass einige Ihrer Mitarbeitenden in der pandemischen Lage von Schul- und Kitaschließungen bzw. eingeschränktem Betreuungsangebot betroffen sein können und/oder sich verstärkt um ältere und/oder pflegebedürftige Angehörige kümmern müssen. Davon sind Mitarbeitende in unterschiedlichem Maße betroffen, daher ist es umso wichtiger, Verständnis für die familiäre Situation und die Arbeitsbedingungen zuhause zu signalisieren sowie individuelle Absprachen zu ermöglichen.
Beschäftigte kommunizieren klar – Wenn Sie aufgrund der aktuellen Situation für Personen im familiären Umfeld vermehrt Fürsorge übernehmen müssen (Kinder, pflegebedürftige Angehörige), sind Sie momentan besonders gefordert. Dadurch unterscheidet sich unter Umständen auch Ihre zeitliche Flexibilität von der Ihrer Kolleg:innen, die privat weniger eingebunden sind. Ermöglichen Sie Ihrer:m Vorgesetzten gemeinsam mit Ihnen gute Regelungen und Lösungen zu vereinbaren, indem Sie transparent Ihre (familiäre) Situation, Ihre Kapazitäten sowie Ihre räumlichen Arbeitsbedingungen kommunizieren.
Der Dual Career & Family Support (CFS) unterstützt mit aktuellen Informationen und Angeboten zur Vereinbarkeit mit Ihren familiären Aufgaben. Auf den Webseiten des CFS finden Sie je nach Zielgruppe (Beschäftigte mit Kindern, Studierende mit Kindern, Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen) spezifische Informationen, z. B. zu den Schul- und Kitaschließungen, zu Beschäftigungsmöglichkeiten und digitalem Lernen für (Schul-)Kinder, zu Unterstützungsangeboten für Eltern und pflegende Angehörige etc. Personalverantwortliche finden zudem Informationen zu familienbewusster Führung und Lehre.
(Selbst-)Fürsorge und Gesundheit
Schaffen Sie sich auch in der mobilen Arbeitsumgebung Routinen und Arbeitsrituale, um gesund und arbeitsfähig zu bleiben. Sorgen Sie zunächst dafür, dass Ihr Arbeitsplatz zuhause nach Möglichkeit frei von Störungen und Ablenkungen ist und den ergonomischen Empfehlungen für rückenfreundliches Arbeiten nahekommt. Berücksichtigen Sie die Hinweise der „Checkliste Arbeits- und Gesundheitsschutz“ und informieren Sie sich über unterstützende Angebote, bspw. den digitalen Pausenexpress oder weitere Angebote des UniSports. Halten Sie Pausenzeiten ein und gönnen Sie sich zwischendurch Bewegung oder eine kleine Auszeit an der frischen Luft.
Beim Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus verschwimmen rasch die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Auch der unregelmäßige Kontakt zu Kolleg:innen oder die Führungsverantwortung aus der Distanz können zur Herausforderung für Führungskräfte und Mitarbeitende werden.
Sollten Sie sich selbst oder Ihre Kolleg:innen und Mitarbeitenden mit dieser Herausforderung konfrontiert sehen, handeln Sie auch im Sinne Ihrer Fürsorgepflicht frühzeitig und nehmen Sie freundlich und wertschätzend Kontakt auf. Verweisen Sie auf und nutzen Sie selbst die Weiterbildungs- und Beratungsangebote der UzK oder geeignete kollegiale Formate, die sich in Ihrem Team etabliert haben. Überlegen Sie auch gemeinsam, ob bspw. eine Anpassung der getroffenen Vereinbarung zur mobilen Arbeit förderlich sein kann.