FAQs zur Informationstechnologie
Hinweis: die FAQs richten sich nur an Mitarbeitende der Zentralverwaltung der UzK und nicht z.B. der Fakultäten
Sciebo: Nutzung von Projektboxen in der Verwaltung
Kurzbeschreibung sciebo
sciebo ist ein kostenloser, nicht-kommerzieller Cloud-Speicherdienst für Forschung und Lehre. An der Universität zu Köln ist sciebo auch für Beschäftigte der Verwaltung zugänglich.
sciebo kann vor allem für zwei Funktionalitäten genutzt werden:
1) um eine (automatische) Synchronisation von Dateien auf verschiedenen Endgeräten durchzuführen, sowie
2) um Dateien für andere Personen freizugeben. Hierfür eignen sich besonders die sogenannten "Projektboxen".
Projektboxen
- gedacht als Sharing-System für Arbeitsgruppen, Abteilungen, etc.
- nicht an einzelne Personen bzw. sciebo-Accounts gebunden: Projektbox hat Besitzer/in, Rolle ist übertragbar
- Laufzeit: 2 Jahre inkl. Verlängerungsmöglichkeit
- sinnvoll:
- bei Datenmengen >500 GB-Quota eines Accounts
- bei mittel- bis langfristig zu erhaltenden Daten und bei möglichen Wechseln der "Projektleitung"
- für eine Einrichtung
Folgende Angaben werden für die Erstellung einer Projektbox benötigt:
- persönlicher sciebo-Account der zukünftig administrierenden Person der Projektbox
- gewünschter Name der Projektbox (4 bis 64 Zeichen)
- Einrichtung / Institution
- gewünschte Quota-Größe (30, 500, 1000 oder 2000 GB)
- kurze Beschreibung des Projekts (spezielle Anforderungen, Struktur in der Projektbox) (max. 150 Wörter)
Nehmen Sie bitte vor der Beantragung einer Projektbox über das HelpDesk-System der Stabsstelle 01 mit uns Kontakt auf, um zentrale Punkte im Vorfeld zu klären. Bündeln Sie bitte Ihre Anfragen über Ihre/n zuständige/n DV-Koordinator/in.
Persönlicher Account
- 30 GB Speicherplatz (bei Bedarf kann dieser selbstständig erhöht werden)
- Gültigkeitsdauer: 6 Monate
- Verlängerung des Accounts über my.sciebo möglich
- sciebo-Account:
- für das Webinterface (https://uni-koeln.sciebo.de/)
- für den Client
- Personal-Account:
- für my.sciebo
- um Account-Informationen abzufragen, Verlängerung durchzuführen, Passwort zurückzusetzen, Projektbox-Informationen zu erhalten und -Passwort zu ändern, Gäste einlzuaden und zu verwalten
Ausführliche Informationen sowie weitergehende Links zu sciebo finden Sie auf den entsprechenden Seiten des RRZK über folgenden Link: https://rrzk.uni-koeln.de/sciebo.html.
Registrierung
Die Registrierung erfolgt über die sciebo-Registrierungsseite mit dem Personal-Account des RRZK (nicht mit dem Verwaltungsaccount).
Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Schritten der Registrierung finden Sie auf den Seiten des RRZK: https://rrzk.uni-koeln.de/sciebo-registrierung.html.
Nutzungshinweise innerhalb der Verwaltung der UzK
bitte beachten Sie, dass sciebo nicht genutzt werden darf für:
- sicherheitsrelevante Dokumente
- personenbezogene Daten
- die dauerhafte Datenablage oder zur Sicherung von Dateien (hierfür bitte das Homeverzeichnis oder Fachbereichsordner nutzen)
Weitere wichtige Informationen zur Nutzung von sciebo für Beschäftigte der Hochschulverwaltung finden Sie in der RDV-IT, Anlage 16, die Sie über folgenden Link abrufen können: http://verwaltung.uni-koeln.de/abteilung32/content/dienstvereinbarung_it/downloads/.
Hilfe und Support
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Helpdesk des Regionalen Rechenzentrums (RRZK-Helpdesk):
- Kontaktformular des RRZK-Helpdesk: https://rrzk.uni-koeln.de/kontakt-helpdesk.html
- Telefon: 0221-470-89555