FAQs zur Informationstechnologie
Hinweis: die FAQs richten sich nur an Mitarbeitende der Zentralverwaltung der UzK und nicht z.B. der Fakultäten
Zoom Meetings einem Notestermin hinzufügen bzw. verwalten
DOMI steht für „Domino Online Meeting Intergration“. Mit dieser Funktion können Sie Zoom Termine von Notes aus anlegen und verwalten. Die mit DOMI angelegten Termine erscheinen sowohl als Kalendereinträge in Notes und Ontime, als auch in Ihrem Zoom uniKIM Konto. Terminänderungen an der Einladung werden zwischen Notes und Zoom automatisch synchronisiert. Kommt es zu Terminverschiebungen oder Terminabsagen, oder Änderungen bei den Teilnehmer:innen, brauchen Sie diese nur in Notes vorzunehmen, die Änderungen werden automatisch an Zoom weitergeleitet.
Dies erhöht den Komfort Ihrer Terminorganisation. Damit die DOMI Funktion jedoch genutzt werden kann, muss diese zuvor in Notes und Zoom einmalig eingerichtet werden. Wie Sie die Ersteinrichtung vornehmen können, erfahren Sie aus unserer FAQ „Zoom Integration in Notes Kalender - Ersteinrichtung“.
Nachdem Sie die DOMI Ersteinrichtung bereits erfolgreich durchgeführt haben, können Sie mit dem Anlegen Ihrer Termine beginnen. Die Vorgehensweise beschreiben wir in den Punkten 1-6.
Wie Sie die Erscheinungsform Ihrer Einladung anpassen können, beschreiben wir in Form von Empfehlungen in Punkten 7-10.
1. Starten Sie bitte Notes und loggen sich ebenfalls mit Ihrer uniKIM in Zoom ein.
2. Öffnen Sie bitte Ihren Notes Kalender und dann einen neuen Kalendereintrag: „Besprechung“.
3. In der Eingabemaske können Sie wie gewohnt alle klassischen Meetingsdetails eingeben, wie Thema, Zeitpunkt und einzuladende Personen, sowie Organisatorisches.
4. Klappen Sie anschließend im unteren Fensterbereich das Dropdownmenü „Online-Meeting-hinzufügen“ auf.
5. Wählen Sie bitte „Zoom Meeting“ aus.
6. Mit dem Button „Einladungen speichern und versenden“ wird eine Zoom Einladung aus Notes heraus versendet und der Termin erscheint in den betreffenden Noteskalender.
Anpassungsmöglichkeiten bei der Erscheinungsform des Kalendereintrags
Die Erscheinungsform des Kalendereintrags mit den zoomspezifischen Meetingdaten, welche in die Einladung automatisch kopiert werden, lassen sich über die erweiterten Zoomeinstellungen konfigurieren. Wir empfehlen hierfür folgende Einstellungen.
7. Loggen Sie sich bitte in Ihrem Zoom Konto ein und im Fenster „Allgemein“ auf „Mehr Einstellungen einsehen“, ganz unten platziert.
8. Sie werden auf die Seite „Einstellungen“ weitergeleitet, die ein breites Menü mit mehreren Menüpunkten anbietet. Unter Menüpunkt „Meeting“ empfehlen wir die Anpassung der Unterpunkte: „Besprechung planen“ und „Audiotyp“.
9. Aktivieren Sie im Menü Meeting die Optionen „Moderatorenvideo“ und „Teilnehmervideo“.
10. Um den Einladungslink etwas übersichtlicher zu gestalten empfehlen wir es, die Telefonteilnahme zu unterbinden und sonst wird die Vielzahl von Telefonnummern zur Einwahl in das Meeting in die Einladung übernommen. Dafür wechseln Sie bite im Punkt „Audiotyp“ vom „Telefon und Computeraudio“ auf „Computeraudio“ .
11. Im Menüpunkt „Audiokonferenzen empfehlen wir es, den Link für internationale Nummern in der Einladungs E -Mail anzeigen zu deaktivieren.
Grundsätzliche Informationen zum Zoomeinstellungen sowie FAQ finden Sie auf den Seiten des RRZK:
https://rrzk.uni-koeln.de/accounts-kommunikation/online-kollaboration/zoom/zoom-faq