Apostille

Vorbeglaubigungen von Urkunden und Bescheinigungen der Universität zu Köln, die zur Vorlage bei ausländischen Stellen benötigt werden.

Urkunden zur Verwendung im Inland:

An der Universität zu Köln werden keine Beglaubigungen von Urkunden vorgenommen (z.B. von Studienabschlüssen für Bewerbungen). Beglaubigungen von Urkunden führt die Stadtverwaltung Ihres Wohnortes durch.

Urkunden zur Verwendung im Ausland:

Beglaubigungen von Universitätsabschlüssen für den Einsatz im Ausland erfolgen durch die Bezirksregierung Köln (Dezernat 21). Zuvor muss die Universität zu Köln die Echtheit der Unterschrift(en) bestätigen. Nähere Angaben zur Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln finden Sie weiter unten.

Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Bestimmte Urkunden benötigen nach der Beglaubigung durch die Bezirksregierung Köln zusätzlich noch eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Liste der Staaten beziehungsweise Vertretungen, für die eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist, findet sich auf der Internetseite des Auswärtigen Amts (https://www.auswaertiges-amt.de). Nähere Informationen zum Antragsverfahren für eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für auswärtige Angelegenheiten finden sich auf der dortigen Internetseite (https://bfaa.diplo.de).

Vorbeglaubigung durch die Uni:

Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, werden durch die Bezirksregierung Köln beglaubigt (siehe auch weiterführender Link zum Dezernat 21 der Bezirksregierung Köln auf dieser Seite).

Vor der Beglaubigung durch die Bezirksregierung muss Ihre Urkunde zunächst durch die Universität zu Köln vorbeglaubigt werden. Die Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln beinhaltet die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft (in welcher der/die Unterzeichner/in gehandelt hat) und ggf. des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist. Es werden nur Universitätsabschlüsse der Universität zu Köln vorbeglaubigt.

Arten der Vorbeglaubigung (Originalurkunde oder Kopie):

Es gibt Staaten, die eine Beglaubigung der Originalurkunde fordern, und es gibt Staaten die nur eine beglaubigte Kopie anerkennen. Welche Art der Beglaubigung erforderlich ist, müssen Sie vorher bei der zuständigen Botschaft in Erfahrung bringen. Eine Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln kann nur erfolgen, wenn Sie wissen, ob das Original oder die Kopie beglaubigt werden muß.

Für bestimmte Länder erfolgt die Endbeglaubigung durch eine entsprechende Bundesbehörde. Auf der Internetseite der Bezirksregierung Köln finden Sie eine Auflistung der entsprechenden Länder. In diesen Fällen benötigen Sie zunächst eine Vorbeglaubigung durch die Universität zu Köln und anschließend durch die Bezirksregierung in Köln (in dieser Reihenfolge). Danach erfolgt die Erteilung der Apostille bzw. Endbeglaubigng durch die Bundesbehörde.

Siet dem 1. Januar 2023 ist für die Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden und Endbeglaubigungen zum Zwecke der Legalisation bei ausländischen Vertretungen das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) zuständig.

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
Referat Apostillen und Forderungsmanagement
Kirchhofstraße 1 – 2
14776 Brandenburg an der Havel
Deutschland
E-Mail: fp-apostillen_endbeglaubigungen@zentrale.auswaertiges-amt.de
Hotline: +49 (0) 30 184730 16500
(nur Dienstag und Donnerstag 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr)
Internet: https://bfaa.diplo.de/bfaa-de/service/ApostillenundBeglaubigungen

Kosten

Die Vorbeglaubigung an der Universität zu Köln ist kostenlos.

Die Ausstellung der Apostille (Beglaubigung) durch die Bezirksregierung bzw. das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten ist kostenpflichtig.

Antragsverfahren an der Universität zu Köln

Es werden nur Urkunden vorbeglaubigt, die an der Universität zu Köln ausgestellt wurden.

Nein, Sie können sich auch vertreten lassen oder die Vorbeglaubigung auf dem Postweg durchführen lassen.

Wenn Sie sich vertreten lassen, müssen Sie hierzu eine schriftliche Vollmacht für die Person ausstellen, die Sie persönlich vertritt. Sollten Sie hierzu eine Firma beauftragen, müssen Sie für die Firma eine entsprechende schriftliche Volllmacht ausstellen.

Wir benötigen zunächst einen Scan oder ein Foto Ihrer Urkunde (gerne können Sie uns diese zumailen). Damit lassen wir die Urkunde uniintern überprüfen.

Zu der Vorbeglaubigung (Apostille) an der Uni Köln bringen Sie bitte das Originaldokument mit. Fotokopien fertigen wir hier vor Ort für Sie an.

Alternativ können Sie uns auch - nach vorheriger Absprache - die Originaldokumente zusenden.

Wir lassen uns von den zuständigen Prüfungsämtern der Fakultäten bestätigen, dass die von Ihnen eingereichte Urkunde so ausgestellt wurde. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte bedenken Sie dies bei Ihrer Zeitplanung.

Wir führen die Vorbeglaubigungen freiwillung und zusätzlich zu unseren Hauptaufgaben durch. Bitte haben Sie dafür Verständnis, wenn wir daher nicht immer sofort auf Ihre E-Mail-Anfrage reagieren können.

Sofern Sie oder eine Vertretung persönlich erscheinen möchten, vereinbaren Sie bitte vorher einen Termin, um sicherzustellen, dass die Vorbeglaubigung an dem gewünschten Termin erfolgen kann.

Es gibt in der Universität keinen zentralen Ort für Vorbeglaubigungen. Die Vorbeglaubigung erfolgt durch Personen aus den verschiedensten Bereichen der Universiätsverwaltung. Sofern Sie oder eine Vertretung persönlich erscheinen, werden wir Ihnen mitteilen, wo die Vorbeglaubigung erfolgt. Alle Gebäude befinden sich zumindest in der Nähe des Hauptgebäudes am Albertus-Magnus-Platz.