Beihilfeanträge mit maximal 25 Belegen: Eingangsdatum vom 05.04.2024
Beihilfeanträge mit mehr als 25 Belegen: mindestens 9 Wochen Beabeitungszeit
Schriftverkehr (auf dem Postweg bei der Scanstelle eingereicht): Bearbeitungszeit wie Anträge bis 25 Belege (s.o.)
Schriftverkehr (Kostenpläne etc.), der über die BeihilfeApp eingereicht wird: ca. 4 zusätzliche Wochen.
Allgemeine Hinweise zur Antragsbearbeitung
Zurückstellung und Aufteilung von Anträgen mit mehr als 25 Belegen
Beihilfeanträge mit mehr als 25 Belegen können wir nicht im Tagesgeschäft bearbeiten. Aufgrund des hohen Bearbeitungsaufwandes behalten wir uns daher vor, Anträge mit mehr als 25 Belegen in mehrere Beihilfeanträge aufzusplitten und zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Stellen Sie sich bitte auf eine deutlich längere Bearbeitungszeit dieser Anträge ein.
Unterlageneinreichung bitte nur über die Zentrale Scanstelle Beihilfe
Heil- und Kostenpläne, nachgereichte Unterlagen, Widersprüche oder sonstiger Schriftverkehr können nur über die Zentrale Scanstelle Beihilfe in Detmold eingereicht werden. Dort werden die Unterlagen digitalisiert und in die elektronische Beihilfeakte hochgeladen. An der Universität zu Köln nehmen wir keinen Schriftverkehr an.
Bitte verwenden Sie ausschließlich die von uns bereitgestellten Vordrucke. Fremde Vordrucke (z.B. von "einfach-einreichen") können wir nicht verarbeiten.
Die Beihilfe-App ist nicht für Schriftverkehr geeignet. Sofern Sie dennoch über die Beihilfe-App Schriftverkehr einreichen, verzögert dies den Posteingang und die Bearbeitung um mehrere Wochen.
Gegenstände die nicht eingescannt werden können (z.B. Kieferabdruckmodelle, Röntgenbilder oder verschlossene Gutachten (Psychotherapie)) senden Sie bitte ausnahmsweise zusammen mit allen weiteren Unterlagen, die den Fall betreffen, an folgende Adresse: Universität zu Köln, Beihilfe-Service, Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln.
Bearbeitungsreihenfolge
Beihilfeanträge werden grds. nach der Reihenfolge ihres Eingangs bei der Zentralen Scanstelle Beihilfe bearbeitet.
Vorgänge mit besonderer Dringlichkeit (Psychotherapie, stationäre Rehabilitation etc.) werden grundsätzlich vorrangig bearbeitet.
Sprechzeiten
Sprechzeiten (telefonisch)
Montag
09 - 12.00 Uhr
Dienstag
09 - 12.00 Uhr
Mittwoch
keine Sprechzeit
Donnerstag
09 - 12.00 Uhr
Freitag
09 - 12.00 Uhr
Clusterpartner des Beihilfe-Service
Der Beihilfe-Service Universität zu Köln bearbeitet die Beihilfen in Geburts-, Krankheits-, Pflege- und Todesfällen von Beamten (und in einigen Fällen auch von Tarifbeschäftigten) für folgende Clusterpartner:
Bergische Universität Wuppertal
Deutsche Sporthochschule Köln
Deutsche Zentralbibliothek für Medizin
Hochschulbibliothekszentrum NRW
Hochschule Bonn-Rhein-Sieg
Katholische Hochschule NRW
Kunstakademie Düsseldorf
Kunsthochschule für Medien Köln
Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
Robert Schumann Hochschule Düsseldorf
Technische Hochschule Köln
Uniklinik Köln
Universitätsklinikum Bonn
Universität zu Köln
Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats
Zoologisches Forschungsmuseum Alexander Koenig
Kontaktdaten
Besucheradresse
50931 Köln-Lindenthal, Universitätsstr. 45
Sie finden uns im
Souterrain: Sachbearbeitung (derzeit nicht besetzt)
Erdgeschoss: Sachbearbeitung und Teamleitung
1. Obergeschoss: Sachbearbeitung und Stabsstellenleitung
Postanschrift
Zentrale Scanstelle Beihilfe
32746 Detmold
Hinweis:
Bitte senden Sie Ihre Post ausschließlich an die Zentrale Scanstelle Beihilfe, wir arbeiten ausschließlich mit elektronischen Beihilfeakten. Bei der Zentralen Scasntelle werden alle Vorgänge digitalisiert und in die elektronische Beihilfeakte hochgeladen. Ausnahme: nicht scanbare Gegenstände (z.B. Gebissmodelle, Röntgenbilder oder verschlossene Gutachterberichte (Psychotherapie)).
Telefon/ Fax
Telefon: (0221) 470-7070 (28-7070 aus dem Netz der Uniklinik Köln) Fax: (0221) 470-5013 / (28-5013 aus dem Netz der Uniklinik Köln)
Die E-Mail-Adresse des Beihilfe-Service ist für besonderne Einzelfälle vorgesehen, die nicht Bestandteil Ihrer elektronischen Beihilfeakte werden. Sie können über diese E-Mail-Adresse z.B. Unterlagen für die Beantragung einer Psychotherapie oder Bescheinigungen anfordern.
Wir führen grundsätzlich keine schriftlichen Beratungen per E-Mail durch, da unsere Personalkapazitäten hierfür nicht ausreichen und Nachfragen unsererseits zum Sachverhalt so nicht nicht möglich sind. Bei Beratungsbedarf wenden Sie sich bitte zunächst während unserer Servicezeiten an die telefonische Auskunft des Beihilfe-Service.
Alle Vorgänge, die in die elektronische Beihilfeakte aufgenommen werden müssen (z.B. Heil- und Kostenpläne oder Versicherungsbescheinigungen), müssen bei der Zentralen Scanstelle eingereicht werden. Diese Unterlagen können Sie nicht bei der Universität zu Köln per E-Mail einreichen.
Anfragen per E-Mail benötigen i.d.R. eine genausolange Bearbeitungszeit, wie Beihilfeanträge. Wir empfehlen daher zunächst eine telefonische Kontaktaufnahme während der Servicezeiten.
Bitte verwenden Sie nicht die E-Mail-Adresse der Bezirksregierung Detmold. Über die E-Mail-Adresse der Bezirksregierung Detmold erreichen Sie die Zentrale Scanstelle Beihilfe nicht. Die Bezirksregierung Detmold verfügt über eine eigene Beihlfestelle, dort sind Sie nicht bekannt, Ihr Beihilfeantrag ist dort am falschen Ort.
DE-Mails an die Zentrale Scanstelle Beihilfe
(Nur) Schriftverkehr können Sie bei der Zentralen Scanstelle auch über ein DE-Mail-Postfach einreichen. Voraussetzung ist, dass Sie ebenfalls über eine DE-Mail-Absenderadressse verfügen. Bitte reichen Sie keine Beihilfeanträge als DE-Mail bei der Zentralen Scanstelle ein. Diese Anträge werden von der Software automatisch falsch kategorisiert (als Schriftverkehr). Die Einreichung eines Beihilfeantrages mit einer DE-Mail kann die Bearbeitung um mehrere Wochen verzögern.