Schriftverkehr mit dem Vordruck "Schriftverkehr" auf dem Postweg eingereicht:
wie "reguläre" Beihilfeanträge
Schriftverkehr über die BeihilfeApp eingericht:
Ca. 4 Wochen zusätzliche Bearbeitungszeit für die Konvertierung in Schriftverkehr.
Anmerkungen:
Beihilfeanträge mit mehr als 25 Belegen können nicht im Tagesgeschäft bearbeitet werden. Sie werden daher nachrangig bearbeitet.
Die BeihilfeApp ist nicht für Schriftverkehr konzipiert. Über die App eingereichter Schriftverkehr muss zunächst für die Bearbeitung konvertiert werden und wird nachrangig bearbeitet.
Allgemeine Hinweise zur Antragsbearbeitung
Zurückstellung und Aufteilung von Anträgen mit mehr als 25 Belegen
Beihilfeanträge mit mehr als 25 Belegen können wir wegen des hohen Bearbeitungsaufwands nicht im Tagesgeschäft bearbeiten. Wir behalten uns daher vor, diese Anträge in der Bearbeitung zurückzustellen und/oder in mehrere Beihilfeanträge aufzuteilen.
Unterlageneinreichung bitte nur über die Zentrale Scanstelle Beihilfe
Unser Posteingang befindet sich bei der Zentralen Scanstelle Beihilfe in Detmold ein. Bitte reichen Sie Ihre Anträge und Unterlagen nur dort ein. Alle erforderlichen Vordrucke finden Sie im Downloadbereich unserer Homepage.
Ausnahme: An der Universität zu Köln nehmen wir nur Unterlagen an, die nicht eingescannt werden können (z.B. Röntgenbilder, Gebissmodelle oder Anträge auf Psychotherapie - "Bericht für die Begutachtung").
Bearbeitungsreihenfolge
Beihilfeanträge werden grds. nach der Reihenfolge ihres Eingangs bei der Zentralen Scanstelle Beihilfe bearbeitet.
Vorgänge mit besonderer Dringlichkeit (Psychotherapie, stationäre Rehabilitation etc.) ziehen wir automatisch in der Bearbeitung vor.
Der Beihilfe-Service Universität zu Köln bearbeitet die Beihilfen frü seine eigenen Beschäftgten und für folgende externe Partner:
Bergische Universität Wuppertal
Deutsche Sporthochschule Köln
Hochschulbibliothekszentrum NRW
Hochschule Bonn-Rhein-Sieg
Katholische Hochschule NRW
Kunstakademie Düsseldorf
Kunsthochschule für Medien Köln
Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels (LIB)
Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
Robert Schumann Hochschule Düsseldorf
Technische Hochschule Köln
Uniklinik Köln
Universitätsklinikum Bonn
Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats
ZB Med - Informationszentrum Lebenwissenschaften
Kontaktdaten
Besucheradresse
50931 Köln-Lindenthal, Universitätsstr. 45
Sie finden uns im
Souterrain: Sachbearbeitung (derzeit nicht besetzt)
Erdgeschoss: Sachbearbeitung und Teamleitung
1. Obergeschoss: Sachbearbeitung und Stabsstellenleitung
Postanschrift
Zentrale Scanstelle Beihilfe
32746 Detmold
Hinweis:
Bitte senden Sie Ihre Post ausschließlich an die Zentrale Scanstelle Beihilfe, wir arbeiten ausschließlich mit elektronischen Beihilfeakten. Bei der Zentralen Scasntelle werden alle Vorgänge digitalisiert und in die elektronische Beihilfeakte hochgeladen. Ausnahme: nicht scanbare Gegenstände (z.B. Gebissmodelle, Röntgenbilder oder verschlossene Gutachterberichte (Psychotherapie)).
Telefon/ Fax
Telefon: (0221) 470-7070 (28-7070 aus dem Netz der Uniklinik Köln) Fax: (0221) 470-5013 / (28-5013 aus dem Netz der Uniklinik Köln)
Die E-Mail-Adresse des Beihilfe-Service ist für besonderne Einzelfälle vorgesehen, die nicht Bestandteil Ihrer elektronischen Beihilfeakte werden. Sie können über diese E-Mail-Adresse z.B. Unterlagen für die Beantragung einer Psychotherapie oder Bescheinigungen anfordern.
Wir führen grundsätzlich keine schriftlichen Beratungen per E-Mail durch, da unsere Personalkapazitäten hierfür nicht ausreichen und Nachfragen unsererseits zum Sachverhalt so nicht nicht möglich sind. Bei Beratungsbedarf wenden Sie sich bitte zunächst während unserer Servicezeiten an die telefonische Auskunft des Beihilfe-Service.
Alle Vorgänge, die in die elektronische Beihilfeakte aufgenommen werden müssen (z.B. Heil- und Kostenpläne oder Versicherungsbescheinigungen), müssen bei der Zentralen Scanstelle eingereicht werden. Diese Unterlagen können Sie nicht bei der Universität zu Köln per E-Mail einreichen.
Anfragen per E-Mail benötigen i.d.R. eine genausolange Bearbeitungszeit, wie Beihilfeanträge. Wir empfehlen daher zunächst eine telefonische Kontaktaufnahme während der Servicezeiten.
Bitte verwenden Sie nicht die E-Mail-Adresse der Bezirksregierung Detmold. Über die E-Mail-Adresse der Bezirksregierung Detmold erreichen Sie die Zentrale Scanstelle Beihilfe nicht. Die Bezirksregierung Detmold verfügt über eine eigene Beihlfestelle, dort sind Sie nicht bekannt, Ihr Beihilfeantrag ist dort am falschen Ort.
DE-Mails an die Zentrale Scanstelle Beihilfe
(Nur) Schriftverkehr können Sie bei der Zentralen Scanstelle auch über ein DE-Mail-Postfach einreichen. Voraussetzung ist, dass Sie ebenfalls über eine DE-Mail-Absenderadressse verfügen. Bitte reichen Sie keine Beihilfeanträge als DE-Mail bei der Zentralen Scanstelle ein. Diese Anträge werden von der Software automatisch falsch kategorisiert (als Schriftverkehr). Die Einreichung eines Beihilfeantrages mit einer DE-Mail kann die Bearbeitung um mehrere Wochen verzögern.