Signatur, elektronische
Es wird zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen unterschieden: der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierter elektronischen Signatur.
1. Einfache elektronische Signatur (EES):
Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur und weist keine besondere Sicherheitsstufe auf. Sie kann ohne besondere zusätzliche Anforderungen leicht erstellt werden. Die Namenswidergabe unter einer E-Mail oder ein eingescannter Namenszug oder eine digitale Unterschrift in einem Dokument stellen eine solche EES dar. Sie lässt keine eindeutige Identifikation der Unterzeichnenden zu und bietet keinen erhöhten Sicherheitsstandard. Dies ist die am häufigsten eingesetzte Signaturform und immer geeignet, wenn nicht ausnahmsweise höhere Anforderungen an die Unterzeichnung gestellt werden.
Anwendungsbereiche:
- einfache E-Mail-Kommunikation
- Ladungen zu Gremiensitzungen
- Einladungsschreiben
- Informationsschreiben
- Notenlisten
- automatisierte Bescheide wie Zulassungsbescheide, Exmatrikulationsbescheide etc.
- Mahnungen
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet eine höhere Vertrauenswürdigkeit. Sie erfordert zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. die Verwendung eines persönlichen Sicherheitszertifikats, um die Identität des Unterzeichners sicherzustellen. Zur Erstellung der Signatur benötigt man eine spezialisierte Software. Mit der fortgeschrittenen Signatur lassen sich die Unterzeichnenden eindeutig identifizieren und es wird sichergestellt, dass nach der Unterzeichnung des Dokuments keinerlei Änderungen mehr an dem Dokument vorgenommen wurden. Diese Signaturform bietet also einen sehr hohen Sicherheitsstandard, ersetzt jedoch nicht die Schriftform im Rechtssinne. Sie ist damit für alle Vorgänge geeignet, in denen nicht ausnahmsweise gesetzlich die Schriftform angeordnet wird.
Alle Mitarbeitenden der Universität zu Köln können sich eine solche Signatur einrichten. Die Anleitung dazu findet sich hier: https://rrzk.uni-koeln.de/accounts-kommunikation/zertifikate/elektronische-signatur
Anwendungsbereiche:
- Mitzeichnung von internen Dokumenten
- Unterzeichnung von Verträgen aller Art (sofern nicht ausnahmsweise gesetzlich die Schriftform angeordnet wird), z. B. Kooperationsverträge, Cotutelle Agreement, NDA
- Zertifikate, Zeugnisse oder sonstige Nachweise
- Individuelle Bescheide von Prüfungs- oder Promotionsausschüssen (mit Ausnahme des Widerspruchsbescheids)
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur. Sie erfordert einen qualifizierten Zertifikatsanbieter, der die Identität des Unterzeichners verifiziert und die Signatur mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat versieht. Sie hat die gleiche Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift und erfüllt das gesetzliche Schriftformerfordernis (für den zivilrechtlichen Bereich § 126a Abs. 1 BGB, für den verwaltungsrechtlichen § 3a Abs. 2 VwVfG NRW). Diese Form der Signatur ist aber gesetzlich nur in seltenen Ausnahmefällen vorgeschrieben, in der ein besonders hohes Schutzniveau besteht.
Die Möglichkeit der Einrichtung einer QES steht Mitarbeitenden der Universität zu Köln bislang nicht allgemein zur Verfügung.
Anwendungsbereiche:
- Verwaltungsakte, die der Schriftform bedürfen, z. B. Widerspruchsbescheid (§ 73 Abs. 3 VwGO)
- Verträge, die der Schriftform bedürfen, z. B. öffentlich-rechtlichen Vertrag (§ 57 VwVfG NRW), Befristungsvereinbarung (§ 14 TzBfG), Bürgschaft (§ 766 BGB), Schuldanerkenntnis (§ 781 BGB)
Für einige, v. a. arbeitsrechtliche Regelungen, ist die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen, so dass gar keine Signatur, auch keine QES, verwendet werden kann, z. B. Arbeitsvertrag (§ 2 NachwG), Kündigung oder Auflösung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB).