Belege (Digitalisierung)_Kurzinformation
Welche Belege / Dokumente sind in welcher Form einzureichen?
Abrechungsrelevante Belege sind bespw. Rechnungen, Quittungen, Stornos, Gutschriften, etc.
- Die Belege sind im Original mit entsprechenden Anlagen einzureichen.
- Bitte verzichten Sie unbedingt darauf, die Dokumente zu tackern oder mit Büroklammern zu befestigen.
- Grundsätzlich kann nur im Format DIN A4 gescannt werden.
- Belege, die kleiner als DIN A4 sind wie Parktickets oder Kassenbons sind einzeln auf einem DINA4 Blatt aufzukleben.
- Sollten mehrere kleinere Belege vorliegen, können diese gesammelt auf einem Blatt aufgeklebt werden. Diese müssen an Ober- und Unterseite befestigt werden (Tesa).
- Belege, die größer/ länger sind als DIN A4, wie Kassenbons, sind so zu kopieren, dass alle Informationen auf der Kopie enthalten sind.
- Sollten sich auf der Rückseite dieser Belege relevante Informationen befinden, ist die Rückseite ebenfalls zu kopieren und beizufügen.
Für jeden Vorgang ist eine separate Klarsichthülle zu verwenden.
Bitte beachten Sie insbesondere hinsichtlich der Barcodes:
Sollten Belege wie Rechnungen, Stornos, Gutschriften im Rahmen der Vorerfassung mit aufgeklebten Barcodes versehen worden sein, müssen diese im Original zurückgegeben werden.
Kopierte Barcodes können vom System nicht erfasst / gelesen werden.
Liegen Unterlagen nicht scanfähig vor, sind umfangreiche Nachbearbeitungen erforderlich und es kommt zu entsprechenden Zeitverzögerungen. Außerdem können die Scanner durch Tackernadeln o.ä. beschädigt werden.
Vollständige und einwandfreie Unterlagen sind Voraussetzung für ein digitales Archiv, in dem relevante Belege schnell und einfach aufgefunden werden können.
Hintergrundinformation:
Es gelten die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"
Ansprechpersonen für Rückfragen finden Sie in der
Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung