Selbstbeschaffung Rechnungskorrektur_Kurzinformation

Was ist zu tun, wenn Sie eine Rechnung über eine Dienstleistung oder Warenlieferung erhalten haben, die korrigiert werden muss?

Dies kann unterschiedliche Gründe haben, wie:

  • Lieferung ist nicht oder nur teilweise erfolgt
  • Falschlieferung bzw. Lieferung mit Mängeln (Defekt, falsche Mengen)
  • Sie sind nicht der korrekte Rechnungsempfänger 

Nach Eingang der Rechnung bei Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung wird die Rechnung im System SAP vorerfasst und zur Freigabe an die enstprechende Bedarfsstelle geschickt. Die Bedarfsstelle erkennt den Korrekturbedarf und somit ist folgendes zu tun:

  • die Bedarfsstelle fordert beim Lieferanten eine entsprechende Korrektur der Rechnung an ((Teil-) Gutschrift, Stornierung o.ä.)
  • der Lieferant erstellt den entsprechenden Korrekturbeleg und sendet diesen erneut zu
  • sämtliche Belege (ursprüngliche Rechnung und entsprechende Korrekturbelege) sind zeitnah und im Original (scanfähigen Material) zur korrekten und vollständigen Erfassung im System an Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung zu senden

Erfolgt die Weiterleitung der Belege nicht bzw. unvollständig, kann die Bearbeitung im System nicht abgeschlossen werden. Dies führt zu:

  • erhöhtem internen Klärungsdarf und damit zu Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung
  • einer fehlerhaften Darstellung des Budgets

Es ist zu beachten, dass jede Rechnung, die im System erfasst wurde, plausibel abgeschlossen werden muss.

Ist eine Stornierung einer Rechnung erforderlich, ist dies vom Lieferanten einzufordern.

Stornierungen bzw. Löschung von vorerfassten Belegen ist andernfalls nicht möglich. Handschriftliche Notizen wie "Storno" sind nicht ausreichend. Die Rechnung würde somit offen bleiben und ggf. Mahnungen des Lieferanten zur Folge haben. 

Was ist noch zu beachten?

Die Ursprungsrechnung (erste Rechung) muss zwingend zeitnah bearbeitet werden. Bei Korrekturbedarf ist diese Rechnung mit einem entsprechenden Hinweis wie "Storno folgt" und Kontaktdaten der internen Ansprechperson (kostenstellenverantwortlich) für Rückfragen an Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung zu schicken.
Wird zu einer Rechnung eine Gutschrift erstellt, so ist diese wie eine Rechnung zu behandeln und muss ebenfalls vorerfasst, kontiert und freigegeben werden.
Sämtliche Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, korrigierte Rechnungen sind zeitnah zu bearbeiten und an Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung zu schicken.
Sollten Sie zunächst auf die Gutschrift warten wollen, so ist Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung (Vorerfasser gem. Rechnungsbegleitblatt) per E-Mail zu informieren.

Die o.g. Vorgehensweise gilt auch für den Fall, dass Rechnungs- und Gutschriftsbetrag identisch sind.

Sollte der/die Rechnungsempfänger/in nicht die UzK, sondern eine externe dritte Person, sein, muss die Rechnung vom Lieferanten storniert werden. Handschriftliche Notizen wie "wird aus anderen Mitteln bezahlt" sind nicht ausreichend. Die Rechnung würde bei der UzK offen bleiben und ggf. Mahnungen des Lieferanten zur Folge haben.
Dies betrifft auch Rechnungen, bei denen der/die Rechnungsempfänger/in die Uniklinik Köln ist. Zur effizienteren Bearbeitung ist der/die korrekte Rechnungsempfänger/in im Vorfeld zu klären und dem Lieferanten mitzuteilen.

Es ist zu beachten, dass auf Ursprungsrechnung und Korrekturbeleg die gleiche Bestellnummer / Kostenstelle angegeben wird, sowie die Angabe der Ursprungsrechnungsnummer.

Sollten Sie eine Rechnung erhalten, die Sie nicht beauftragt haben (Angabe der falschen Kostenstelle (z.B. anderes Institut) durch den Lieferanten) so ist folgendermaßen zu verfahren:

  1. Rechnungsempfänger/in bekannt: interne Weiterleitung an korrekten Rechnungsempfänger, sowie Information per EMail an Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung (Vorerfasser gem. Rechnungsbegleitblatt).
  2. Rechnungsempfänger/in unbekannt: Rücksendung mit entsprechendem Hinweis an Abt. 62 / Zentraler Rechnungseingang und Vorerfassung

Die Freigabe wird der jeweiligen kostenstellenverantwortlichen Person, i.d.R. Vorgesetzte/r erteilt.